المتطلبات الوظيفية فى نظام إدارة المستندات والوثائق الإلکترونية بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان: دراسة تقويمية في ضوء المعاير الدولية

اتخذت سلطنة عمان تدابير عدة للسير في درب الحکومة الإلکترونية وتطبيقاتها في شتى المؤسسات الحکومية بالسلطنة, ومن هذه التدابير صدور المرسوم السلطاني (60/2007) بإنشاء منظومة إلکترونية لإدارة الوثائق في المؤسسات والدوائر الحکومية بسلطنة عمان؛ ومنها أيضًا المرسوم السلطاني (70/2008) الخاص بإنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية باستقلال مالي وإداري واعتماد الهيکل التنظيمي لها, وکان توجه الهيئة منذ إنشائها إلى اعتماد نظام موحد لمنظومة إدارة المستندات والوثائق الإلکترونية في الجهات التي نص عليها قانون الوثائق والمحفوظات؛ حيث قامت الهيئة بوضع نظام وطني لإدارة الوثائق  في العام 2013, ونظرا لحداثة هذا النظام  تأتي هذه الدراسة لتستهدف رصد مدى مواکبة  النظام  للمعايير الدولية للأرشيف مع الترکيز على معايير المتطلبات الوظيفة للنظام الوطني العماني لإدارة الوثائق لارتباطها بتنظيم وفهرسة الوثائق وإدارتها، وآليات التصرف والاستبعاد، وقد استعانت الدراسة بالمنهج الوصفي التحليلي للوقوف على مدى مواکبة المتطلبات الوظيفية للمنظومة الإلکترونية لإدارة الوثائق بسلطنة عمان للمعايير الدولية للأرشيف.
تمثلت أداة الدراسة فى قائمة استخلصت فيها الباحثة المتطلبات الوظيفية اللازمة للنظم الفرعية لإدارة الوثائق الإلکترونية من المواصفات الدولية لإدارة الوثائق الإلکترونية بالإضافة إلى تحليل المحتوى وجماعات الترکيز. حيث رُصِدَت المتطلبات الوظيفية التي أقرتها المعايير الدولية للأرشيف لمقارنتها بمنظومة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان وشکل دليل المعايير والتوجيهات للإدارة والمستندات الإلکترونية للمؤسسات والدوائر الحکومية بسلطنة عمان والصادر عن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بسلطنة عمان مجتمعا لهذه الدراسة. وجاءت نتائج الدراسة فى محورين؛ مثل الأول تحليل المحتوى لدليل المعايير والتوجيهات، وعرض المحور الثاني لمدى مواکبة النظام الوطني العماني للمعايير الدولية, وانتهت الدراسة إلى مواکبة منظومة إدارة الوثائق والأرشيف بالهيئة الوطنية  للمعايير الدولية للأرشيف.